El sistema de provisiones de fondos creado, diseñado y registrado por CONECDATA, específicamente para Registros Mercantiles, es el procedimiento más versátil y efectivo para realizar provisiones de fondos en un Registro Mercantil.

Hay que tener en cuenta que este sistema no funciona de forma aislada. Esta es la parte visible para el usuario. Donde realmente se hace patente la potencia de esta herramienta es en su apartado de gestión interna, solo accesible al personal del registro. En la gestión interna se pueden administrar, buscar y controlar todas las provisiones hechas en el registro.

Estamos ante la herramienta definitiva para gestionar con eficacia y transparencia un Registro Mercantil.

Con el sistema de provisiones de fondos de CONECTDATA el usuario del Registro Mercantil puede realizar provisiones de fondos, obtener todos los documentos e impresos necesarios para la misma.

Ya no es necesario trasladarse hasta la oficina del Registro Mercantil para comprar los impresos. Este traslado supone para el usuario un traslado en coche, aparcamiento y la correspondiente cola para acceder a un empleado del Registro.

Para el Registro Mercantil supone tener disponible impresos suficientes para todos los clientes y cobrarlos lo cual supone una actividad económica que no es propia del Registro y que no es fácil de reflejar con respecto a la Hacienda Pública. Además, algún cliente podría pedir factura de los mismos y el Registro tendría la obligación legal de emitirla.

El usuario de regreso a su casa debe cumplimentar los correspondientes impresos ya sean de libros o cuentas y la hoja de presentación de documentos. Ha de informarse de la entidad bancaria y cuenta donde hacer el ingreso en efectivo. Para hacer este ingreso deben volver a trasladarse a la sucursal más cercana volviendo a tener que coger el coche, buscar aparcamiento y hacer colas. En la sucursal de la entidad bancaria le dan un justificante de pago en que habrá puesto como concepto cualquier cosa que se le ocurra. Unos pondrán el nombre de la sociedad, otros el CIF, algunos el nombre del presentante, otros el de la gestoría y muchos nada. Cada cliente un criterio. Incluso a petición del usuario pueden darle más de una copia del justificante de pago. Esto puede suponer que el cliente después de entregar un justificante en la oficina del registro con otro se acerque a la sucursal a pedir la devolución sin que se entere el Registro. Esto supondría que el documento se daría por pagado pero no lo estaría.

De vuelta a casa adjunta el justificante de pago a la documentación y afronta una nueva salida hacia el Registro Mercantil, con los mismos inconvenientes descritos con anterioridad. Al final, y tras una larga cola, el documento estaría presentado en el Registro.

Con el sistema desarrollado por CONECTDATA, el usuario del Registro Mercantil tan solo tiene que rellenar un formulario on-line (en la misma página del Registro), o tan solo identificarse si ya estaba registrado previamente. Elegir la provisión que desea realizar ya sea del Registro Mercantil o del de Bienes Muebles. A tan solo un click de distancia obtiene la instancia de presentación, la carta de pago para la entidad bancaria, por triplicado, debidamente cumplimentadas y los impresos especificos de la provisión. La instancia de presentación y la carta de pago estan identificadas mediante un código unico impreso mediante código de barras.

Con este sistema, cada provisión quada registrada en una la base de datos del Registro e identificada con un solo código que permitira contrastar feacientemente si ha sido pagada. Ademas añadimos el sistema de pagos on line con lo cual el pago se puede hacer efectivo ya sea por tarjeta o mediante transferencia en el mismo momento en el que se está realizando la provisión.

Actualmente para consultar dudas en cualquier Registro Mercantil, el usuario solo tenía dos opciones. En primer lugar podrá trasladarse físicamente hasta las oficinas del Registro y esperar a que un oficial del mismo pudiese atenderle. Con las colas y el trabajo acumulado actualmente esto supondría una considerable pérdida de tiempo.

En segundo lugar podría llamar por teléfono y esperar a ser atendido por el personal del Registro Mercantil. Este tipo de consultas, de hecho, interrumpen el trabajo desarrollado por el Registro. Además las preguntas se repiten y hay que volver a responderlas.

Estos dos sistemas de consultas producen un entorpecimiento del trabajo del Registro.

CONECDATA ha desarrollado un sistema de preguntas a expertos ágil y dinámico que permite crear una base de conocimiento para que los usuarios puedan consultarla o crear nuevas preguntas. En primer lugar se han creado áreas de consulta como escrituras y documentación societaria, legislación de libros de cuentas, deposito de cuentas, notas simples y certificaciones societarias, etc…

El usuario puede consultar las dudas hechas al Registro en cada una de estas áreas. De no obtener respuesta puede realizar sus consultas con solo consignar su correo electrónico. Automáticamente el sistema envía un correo al experto que atenderá la misma. Una vez resuelta la duda, automáticamente, el cliente obtiene respuesta y la misma entra a formar parte de la base de conocimiento del Registro Mercantil y puesta a disposición de todos los usuarios del mismo.

Este sistema permite evitar las preguntas redundantes, agilizar el trabajo del personal del registro y dar transparencia a la gestión.

Todo el sistema realizado por CONECDATA para la gestión de Registros Mercantiles está implementado en la “nube”. Esto supone que no es necesario instalar nada en los ordenadores de sus oficinas y por tanto no entrar en conflicto con otras empresas informáticas con las que el Registro tenga acordado el mantenimiento informático.

De producirse algún desgraciado accidente en alguno de los ordenadores de la oficina, el sistema no se vería afectado pues no está en la oficina. Bastaría con poner un ordenador nuevo y conectarlo a Internet.

Esta innovadora fórmula permitirá incluso el trabajo fuera del registro, si así se considerase pertinente.

La web accesible al público así como a realización de provisiones de fondos serán posibles a través de dispositivos móviles como smartphones y tablets

El sistema creado por CONECDATA, en exclusiva para Registros Mercantiles, tiene su mayor potencia y versatilidad en la gestión online.

La parte visible al usuario no es más que la punta del Iceberg. La zona de gestión interna, solo accesible al personal del Registro Mercantil, permite la gestión de las provisiones, gestión del correo, dar entrada masiva, comprobar un pedido en ventanilla, gestión de las cartas devueltas, dar entrada a documentos, gestionar el correo para su envío mediante correos o paquete azul, consulta de cobros, envío de archivos de entidades bancarias para comprobar las provisiones cobradas y creación de archivos de cheques para que los mismos sean tramitados por una entidad bancaria.

CONECDATA propone un sistema eficaz y transparente que permite a un Registro Mercantil saber quien ha hecho una determinada provisión de fondos, en qué fecha y a qué hora, cuando fue presentada en el Registro Mercantil y que empleado la tramitó, cuando fue pagada y si lo fue con tarjeta, por transferencia o mediante ingreso bancario.

Del mismo modo nos permite saber cuando fue enviado el documento por correo al presentante.

En la situación actual se hace imperativa una gestión efectiva, transparente de las provisiones cobradas. Los procedimientos de cobro se han adaptado a los tiempos introduciendo los pagos por tarjeta y transferencia bancaria. En cuanto al pago por ventanilla se hace mediante cartas de pago debidamente conformadas según los estándares bancarios establecidos como norma.

Todo el proceso se hace identificando el pago y registrando fechas de modo que en todo momento se tenga conocimiento de la situación del cobro de una determinada provisión de fondos.

El sistema de gestión de correo creado por CONECDATA, permite una comunicación precisa con correos online. El sistema está preparado para gestionar todos los documentos que deben salir del registro con las cantidades a cobrar por correos de modo que, cuando el Registro considere apropiado, pueda enviar esa información a correos online e imprimir unas etiquetas para identificar cada carta o paquete. Solo será necesaria la presencia de un oficial de correos que recogerá todo el correo sin más trámites.

Esto supone un ahorro importante en tiempo de trabajo. No es necesario que el personal del Registro Mercantil escriba cada una de las etiquetas puesto que estos datos ya son recogidos por el sistema cuando el cliente realice la provisión de fondos. Además permite conocer cuando fue enviado el documento y con qué datos. En resumen, permite una gestión integral y transparente de todos los documentos que salen del Registro Mercantil.

CONECDATA ha desarrollado un sistema que permite enviar archivos debidamente formateados a entidades bancarias para la creación de cheques. Las diferencias de provisiones de fondos se devuelven con cheques nominativos a favor del cliente. La realización de estos cheques supone un trabajo muy laborioso por parte del personal del registro.

Hemos desarrollado un sistema que permite procesar un archivo de todas las devoluciones proporcionado por el programa del Registro Mercantil y convertirlo en otro archivo debidamente formateado para ser enviado a la entidad bancaria, la cual se encargara de la emisión de los cheques y envío a sus correspondientes destinatarios.